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Tutoriales para conectar Meta y WhatsApp, atender y registrar ventas, y leer el ROAS y el costo por venta de cada anuncio. Directo al grano.
Empieza por los tutoriales en video (en portugués)
Primeros pasos
Crear la cuenta, confirmar el correo, configurar la operación y sumar a tu equipo.
- Cómo crear tu cuenta y probar TraceClose durante 7 díasPaso a paso del registro en TraceClose: tus datos, los de la empresa, región y moneda, elección del plan, confirmación del correo y la prueba de 7 días.
- Cómo confirmar el correo de tu cuentaPor qué TraceClose pide confirmar el correo, qué queda bloqueado mientras tanto, cuánto dura el enlace y cómo pedir un enlace nuevo.
- Configuración inicial: qué hacer el primer díaEl asistente de configuración y la lista “Primeros pasos” de TraceClose: empresa, WhatsApp, Meta, embudo, equipo y el primer enlace rastreado.
- Cómo invitar a vendedores y gestores a tu equipoInvita personas por correo en Configuración › Equipo, elige el rol, reenvía o revoca invitaciones y pausa o desactiva a quien dejó el equipo.
- Roles y permisos: propietario, gestor y vendedorQué pueden ver y hacer el propietario, el gestor y el vendedor en TraceClose: bandeja de entrada, kanban, análisis, configuración, ventas y facturación.
- Cómo cambiar de organización en TraceClose¿Participas en más de una empresa en TraceClose? Aprende a usar el selector de organización, qué cambia al cambiar y qué vale para todas.
Conectar
Meta, WhatsApp, conversiones, enlaces rastreados y tu sitio web.
- Cómo conectar tu cuenta publicitaria de MetaConecta Meta a TraceClose con el token de usuario del sistema del BM, elige las cuentas publicitarias y ve gasto, campañas y anuncios en el panel.
- Cómo conectar Meta a TraceClose (paso a paso)Genera el token de Meta sin programador: usuario del sistema en el BM, cuentas publicitarias y píxel asignados, permiso ads_read y token que no caduca.
- Cuentas publicitarias y sincronización del gastoElige qué cuentas publicitarias de Meta lee TraceClose, entiende los avisos de zona horaria, moneda y acceso, y cada cuánto se actualiza el gasto.
- Administrar conexiones: probar, editar, desactivar y borrarRevisa el estado de las conexiones con Meta y tu sitio, prueba las credenciales, cambia el token, desactiva o borra una conexión en Configuración.
- Cómo conectar WhatsApp con el código QRConecta el número de WhatsApp que tu empresa ya usa escaneando un código QR: tu equipo atiende desde la bandeja de TraceClose sin cambiar de número.
- Varios números de WhatsApp en la misma bandejaConecta más de un número de WhatsApp a TraceClose, atiende todo en una sola bandeja, filtra por número y compara los resultados de cada uno en Análisis.
- Cómo enviar las ventas de WhatsApp a Meta (API de conversiones)Envía a Meta la venta de WhatsApp con su valor por la API de conversiones: activa el envío, elige el evento de cada etapa del embudo y revísalo en el lead.
- Conversiones de anuncios de clic a WhatsAppCómo identifica TraceClose el anuncio de clic a WhatsApp de cada conversación y envía a Meta las conversiones vinculadas a ese clic.
- Enlace rastreado de WhatsApp: el origen de cada conversaciónCrea un enlace rastreado para el botón del sitio, la bio o el anuncio: cada clic pone un código en el mensaje que une la conversación al origen y las UTM.
- Parámetros de URL en los anuncios de MetaQué parámetros de URL poner en los anuncios de Meta para que TraceClose vincule clics, visitas y leads a campaña, conjunto y anuncio, con ejemplos listos.
- Cómo enviar los leads del formulario de tu sitio a TraceCloseConecta el formulario o el checkout de tu sitio a TraceClose: crea la conexión Site, genera el secreto y envía leads y ventas por webhook, sin duplicados.
- Cómo instalar la etiqueta de visitas del sitioInstala la etiqueta de TraceClose en tu sitio para contar visitas, clics en botones y el anuncio de origen de cada visitante, respetando el consentimiento.
- Consentimiento de cookies y dominios de la etiqueta del sitioCómo funciona la etiqueta de visitas de TraceClose con y sin consentimiento, cómo conectarla al banner de cookies y cómo limitar los dominios que envían datos.
Ventas del checkout
Hotmart, Kiwify, Eduzz y Shopify, y el webhook de ventas para cualquier otra plataforma.
- Cómo conectar Hotmart a TraceCloseEnvía las ventas de Hotmart a TraceClose por webhook: la venta aprobada entra en el ROAS del anuncio correcto y el Purchase vuelve a Meta.
- Cómo conectar Kiwify a TraceCloseConecta Kiwify por webhook: cada compra aprobada entra en TraceClose con el origen del anuncio, el reembolso cancela la venta y el Purchase va a Meta.
- Cómo conectar Eduzz a TraceCloseConecta Eduzz con el webhook de la Console: la factura pagada entra en TraceClose con el origen del anuncio y el Purchase vuelve a Meta, sin digitar.
- Cómo conectar tu tienda Shopify a TraceCloseEnvía los pedidos pagados de tu tienda Shopify a TraceClose con el webhook de la tienda: venta en el ROAS del anuncio correcto y Purchase de vuelta a Meta.
- Webhook de ventas: cualquier plataforma en TraceCloseEnvía ventas y reembolsos de cualquier checkout, tienda o sistema a TraceClose con el webhook de ventas: Zapier, Make, n8n o código propio.
Bandeja de entrada y ventas
Atender WhatsApp en equipo, cuidar cada lead y registrar la venta.
- Cómo atender el WhatsApp del equipo en la bandeja de entradaVarias personas atienden el mismo número de WhatsApp: colas, notas internas, archivos, audio, respuestas rápidas y el origen de cada lead junto al chat.
- Colas, búsqueda y filtros de la bandeja de entradaEntiende las colas Mías, Sin dueño, En espera y Todas, las etiquetas Atrasada y En espera, la búsqueda por nombre o teléfono y los filtros de la bandeja.
- Cómo enviar archivos, fotos y audio desde la bandeja de entradaEnvía imágenes, videos, PDF, hojas de cálculo y mensajes de voz por WhatsApp desde la bandeja: formatos, límite de 16 MB, pie de foto y grabación de audio.
- Cómo crear y usar respuestas rápidasCrea respuestas rápidas del equipo o solo tuyas, con atajo y variables como el nombre del cliente, e insértalas escribiendo / al inicio del mensaje.
- El panel del lead: etapa, origen e historialTodo lo que aparece en los datos del lead: etapa del embudo, ventas, vendedor, origen con campaña, conjunto y anuncio, reuniones, canales e historial.
- Cómo editar los datos de un leadCorrige el nombre, el correo y el CPF o CNPJ de un lead en el panel. Mira qué pasa con el teléfono, con los correos repetidos y con el historial.
- Cómo agendar reuniones y marcar la asistenciaAgenda reuniones, consultas o visitas en el panel del lead y márcalas como realizadas, no asistió o canceladas. Mira cómo mueven el embudo y los informes.
- Cómo registrar una venta con valorRegistra la venta de WhatsApp con valor, moneda y fecha en el panel del lead: entra en los ingresos, el ROAS y el CAC y puede llegar a Meta como compra.
- Cómo cancelar una venta registradaCancela una venta registrada por error o devuelta: quién puede cancelarla, qué sale de los ingresos y qué pasa con la compra que ya se envió a Meta.
- Cómo reasignar un lead a otro vendedorEl gestor cambia el vendedor de un lead indicando un motivo. Mira también cuándo el lead pasa solo a quien respondió primero y qué cambia en las métricas.
- Cómo encontrar y fusionar leads duplicadosTraceClose sugiere leads que parecen la misma persona (mismo teléfono con y sin el noveno dígito, mismo correo) y el gestor los compara y fusiona.
- Cómo usar el Kanban de leadsVe todos los leads por etapa del embudo, arrastra las tarjetas, registra la venta al ganar, indica el motivo de pérdida y filtra por vendedor y origen.
Embudo y operación
Etapas del embudo, plantillas por segmento, rotación de leads y reglas de atención.
- Cómo organizar el embudo de ventas y sus etapasArma tu embudo de ventas de WhatsApp en TraceClose: agrega, renombra, reordena y archiva etapas, con las reglas de entrada, ganado y perdido.
- Tipos de etapa, disparadores y eventos del embudoConoce los tipos de etapa (Abierta, Reunión, Ganado, Perdido), los disparadores que mueven el lead solo y el evento que se envía a Meta en cada etapa.
- Plantillas de segmento: un embudo listo para tu negocioElige la plantilla de tu segmento (clínica, estética, infoproductos, inmobiliaria, agencia, servicios locales) y obtén etapas, eventos y términos listos.
- Cómo funciona la rotación de leads entre vendedoresDistribución automática de leads de WhatsApp: rotación simple o por peso, pausa de vendedores, vendedor fijo por enlace y el lead para quien responde primero.
- Tiempo máximo sin respuesta (SLA de atención)Define en cuántos minutos se debe responder al cliente. Conoce el aviso en pantalla, la etiqueta Atrasada en la bandeja y los SLA incumplidos en los informes.
- Saludo automático y firma de los mensajesEnvía un saludo automático en el primer contacto con el nombre del vendedor y firma las respuestas con el nombre de quien atendió. Mira cuándo sale cada uno.
- Región, idioma, zona horaria y moneda de la organizaciónConfigura la zona horaria, la moneda predeterminada, el país y el idioma de la organización. Mira qué cambia cada uno en informes, ventas, teléfonos y el panel.
Informes
Qué anuncio vendió, ROAS, CAC, campañas, UTM, vendedores, metas y alertas.
- Cómo saber qué anuncio vendió en WhatsAppDescubre qué campaña, conjunto y anuncio trajo cada venta hecha en WhatsApp: origen de la conversación, venta registrada y gasto de Meta lado a lado.
- ROAS y costo por venta por campaña, conjunto y anuncioCómo calcula TraceClose el ROAS, el CAC, el costo por lead, la ganancia y el ROI de las campañas que llevan a WhatsApp, con fórmulas y un ejemplo.
- Resumen de Análisis: indicadores, embudo y mapa de calorEntiende el Resumen de Análisis: los 24 indicadores de medios, conversaciones, comercial y resultado, tendencias, embudo, mapa de calor y avisos.
- Filtros, períodos y comparación en AnálisisCómo usar los filtros de Análisis: períodos predefinidos y personalizados, comparación con el período anterior y filtros por cuenta, campaña, vendedor y más.
- Cohorte o Fecha del evento: cómo leer los númerosLa diferencia entre las lecturas Cohorte y Fecha del evento en el Análisis de TraceClose, con un ejemplo: cuándo usar cada una para evaluar campañas y ventas.
- Informe de campañas: cuenta, campaña, conjunto y anuncioCómo usar Análisis › Campañas: árbol de cuenta a anuncio, columnas de medios y resultado, búsqueda, estado, lista de leads por fila y sincronización.
- Elegir columnas y guardar vistas en los informesArma las tablas de Análisis a tu manera: elige y ordena columnas, guarda vistas con filtros, define tu predeterminada y compártelas con los otros gestores.
- Exportar el informe de campañas en CSVCómo descargar el informe de campañas en CSV: una fila por cuenta, campaña, conjunto o anuncio, con las columnas y filtros de la pantalla, listo para Excel.
- Informe de UTM y enlaces rastreadosMira leads, reuniones, ganados e ingresos por utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content y utm_term, y el rendimiento de cada enlace rastreado.
- Visitas del sitio en los informesDónde ver las visitas medidas por la etiqueta del sitio: tarjeta Sitio en el Resumen, columnas en Campañas y UTM, y qué significan visita, apertura y pérdida.
- Ranking de vendedores y rendimiento del equipoSigue al equipo en Análisis › Vendedores: ranking por reuniones realizadas, tiempo de respuesta, costo asignado, ingresos, comparación y la página de cada uno.
- Metas del mes: reuniones realizadas y ganadosDefine metas mensuales de reuniones realizadas y ganados para el equipo y cada vendedor, y sigue el ritmo por días hábiles: a buen ritmo, atrasado o en riesgo.
- Informe de atención: tiempo de respuesta y SLASigue la atención en WhatsApp: tiempo de primera respuesta, quién está esperando ahora, SLA incumplidos y respuestas por hora y por persona.
- Monedas y zona horaria en los informesCómo trata TraceClose varias monedas en los informes (sin tipo de cambio, nunca sumadas) y la zona horaria, y por qué una cuenta queda fuera de los totales.
- Alertas de campaña y resumen diario por correoRecibe alertas de CPL alto, gasto sin leads, campaña sin entrega, integración con problemas y WhatsApp desconectado, y un resumen diario por correo.
Cuenta y facturación
Planes, límites, cambio de plan, facturas, forma de pago y fin de la prueba.
- Planes y límites de TraceCloseLos planes Esencial, Crecimiento y Agencia de TraceClose: usuarios, números de WhatsApp, cuentas publicitarias, organizaciones, alertas y leads ilimitados.
- Cómo cambiar de plan (subir o bajar)Cambia de plan en Configuración › Plan y facturación: en la prueba aplica al instante y sin cobro; un plan mayor, de inmediato; uno menor, al cierre del ciclo.
- Facturas y medio de pagoDónde ver las facturas de TraceClose, cómo pagarlas, pedir una nueva copia, guardar la tarjeta para el cobro automático e informar el CPF o CNPJ.
- Quién ve y quién gestiona la facturaciónQuién accede a Configuración › Plan y facturación en TraceClose: el titular de la cuenta, el acceso de facturación y lo que ven gestores y vendedores.
- Qué pasa cuando termina la prueba y cómo cancelarQué pasa al terminar la prueba de 7 días de TraceClose, qué cambia si no pagas la factura, el modo de solo lectura y cómo cancelar desde el panel.
- Límite del plan alcanzado: qué hacer¿Llegaste al límite de usuarios, números de WhatsApp o cuentas publicitarias de tu plan? Mira qué se detiene, qué sigue funcionando y cómo liberar espacio.
Seguridad y privacidad
Verificación en dos pasos, contraseñas, datos enviados a Meta y la LGPD.
- Cómo activar la verificación en dos pasos (2FA)Activa la verificación en dos pasos con una app de autenticación en Configuración › Seguridad. Es opcional, recomendada y vale en todas tus organizaciones.
- Contraseña y acceso: cambiarla, qué hacer si la olvidaste y cerrar sesiónCómo cambiar la contraseña en TraceClose, qué hacer si la olvidaste, por qué se bloquea el inicio de sesión tras varios intentos y cómo cerrar sesión.
- Privacidad y LGPD: qué guarda TraceClose y por cuánto tiempoQué datos guarda TraceClose, qué se borra solo y cuándo, cómo se protegen las credenciales y cómo pedir la exportación o la eliminación de datos.
- Qué datos del lead envía TraceClose a MetaQué incluye cada evento de conversión enviado a Meta: datos del lead en SHA-256, cookies del clic, id del clic del anuncio y valor de la venta.
Guías por nicho
Cómo configurar TraceClose para clínicas, estética, despachos de abogados, infoproductos, inmobiliarias y agencias.
- TraceClose para clínicas y consultorios dentalesCómo configurar TraceClose en una clínica o consultorio: plantilla Clínica, etapas hasta el tratamiento, datos sensibles, rotación y costo por paciente.
- TraceClose para centros de estéticaPlantilla Estética, evaluación y procedimiento cerrado, conversiones para Meta, paquetes y retornos en la misma ficha y el ROAS de cada anuncio de tu centro.
- TraceClose para despachos de abogadosNo hay plantilla para abogados: mira de cuál partir, cómo ajustar las etapas hasta el contrato de honorarios y medir el costo de cada cliente de anuncios.
- TraceClose para infoproductos vendidos 1 a 1 por WhatsApp (X1)Vende cursos o mentorías 1 a 1 por WhatsApp: plantilla Infoproductos, closers en rotación, enlace enviado y compra como eventos de Meta, y qué creativo vendió.
- TraceClose para inmobiliarias y agentes inmobiliariosPlantilla Inmobiliaria con visita agendada, propuesta y negocio cerrado, rotación entre agentes, enlace por proyecto y el costo real de cada visita y negocio.
- TraceClose para agencias y traffickers digitalesUna operación por cliente, el ROAS real de cada campaña con la venta de WhatsApp, informe en CSV, alertas de CPL y el embudo comercial de tu propia agencia.
Problemas comunes
¿No funcionó? Qué revisar cuando algo no aparece como debería.
- El código QR de WhatsApp no conectaCódigo QR vencido, código que no aparece, nombre de instancia en uso, límite del plan o correo sin confirmar: qué hacer cuando WhatsApp no conecta.
- WhatsApp se desconectó: cómo volver a conectarloFranja “WhatsApp desconectado” y mensajes con Falló: por qué se cae el número, cómo reconectarlo con el código QR y reenviar lo que no salió.
- Conversación sin origen: por qué el lead aparece como OrgánicoLead que vino de un anuncio pero aparece como Orgánico, sin campaña o con el anuncio solo como número: las causas reales y cómo asegurar el origen.
- La venta no aparece en Meta¿Registraste la venta y el Purchase no llegó a Meta? Revisa el envío activado, la etapa ganada con Purchase, el origen, la conexión, el píxel y los 7 días.
- Cuenta publicitaria fuera de los totalesAviso “Zona horaria distinta” o “Moneda …” en la cuenta publicitaria y gasto fuera de los totales: por qué pasa y cómo alinear zona horaria y moneda.
- El gasto de los anuncios no apareceGasto en cero o desactualizado en el análisis: cuenta sin marcar, sincronización pendiente, credenciales inválidas, zona horaria distinta o filtro de origen.
- El correo de confirmación no llegó¿No recibiste el correo para confirmar tu cuenta de TraceClose, el enlace venció o dice “Enlace no válido”? Cómo pedir otro, los límites y qué queda bloqueado.
- La invitación venció o no llegóLa persona invitada no recibió el correo, vio “Esta invitación ya no es válida” o está en otra cuenta: cómo reenviar la invitación y resolver cada caso.
- El vendedor no recibe leads nuevos¿Vendedor fuera de la rotación? Revisa rol, pausa, estado activo, enlace con vendedor fijo, modo por peso y la regla de primera respuesta que cambia el dueño.
- Apareció “Solo gestores”: qué hacerLa pantalla “Solo gestores” aparece cuando un vendedor abre una configuración de gestor. Mira a qué accede cada rol y cómo pedir el acceso correcto.
Glosario
ROAS, CAC, anuncio de clic a WhatsApp, conversión, píxel, atribución y otros términos.
Preguntas frecuentes
Las dudas más comunes de quien anuncia y vende por WhatsApp.
- CRM de WhatsApp para tráfico pago: qué hace TraceCloseBandeja de entrada del equipo, rotación, embudo, venta con valor, anuncio de origen de cada lead y venta enviada a Meta: el CRM de WhatsApp para anunciantes.
- Preguntas frecuentes sobre TraceCloseRespuestas rápidas sobre número de WhatsApp, anuncios de Meta, conversiones, vendedores, planes, prueba gratis, idiomas, privacidad y cancelación en TraceClose.
Ningún artículo coincide con ese término. Prueba otra palabra o habla con nosotros.
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