Guías por nicho
TraceClose para clínicas y consultorios dentales
Empieza por la plantilla Clínica en Configuración › Segmento: trae las etapas Nuevo contacto, Evaluación agendada, Asistió, Presupuesto, Cerró y Perdido, cambia “lead” por “paciente” y “venta” por “tratamiento”, y viene con el envío de conversiones desactivado, porque son datos de salud. No hay una plantilla propia de odontología: la de Clínica sirve, y puedes renombrar las etapas en el embudo.
Paso a paso
Aplica la plantilla Clínica
En Configuración › Segmento, haz clic en Usar esta plantilla en la tarjeta Clínica. Si ya tienes pacientes en el embudo, la vista previa muestra a dónde va cada uno antes de aplicar.
Ajusta los nombres de las etapas
En Configuración › Embudo, renombra lo que necesites (por ejemplo, “Evaluación agendada” por “Valoración dental agendada”) y haz clic en Guardar embudo.
Conecta el WhatsApp de la recepción
En Configuración › Canales, crea la instancia y escanea el código QR con el celular de la clínica. Consulta cómo conectar WhatsApp.
Conecta la cuenta publicitaria
En Configuración › Integraciones, crea la conexión de Meta con la función Fuente de anuncios para traer el gasto. Consulta cómo conectar Meta.
Invita a la recepción y define la rotación
En Configuración › Equipo, invita a las recepcionistas como Vendedor. En Configuración › Operación, elige el modo de distribución y el tiempo máximo sin respuesta.
Lo que la plantilla Clínica configura por ti
La plantilla está pensada para quien vende primero una evaluación y después un tratamiento: la persona escribe por WhatsApp, agenda la evaluación, asiste, recibe el presupuesto y cierra (o no). Cada etapa cumple un papel:
| Etapa | Tipo | Cómo llega el paciente a ella |
|---|---|---|
| Nuevo contacto | Abierta (entrada) | Solo, con el primer mensaje |
| Evaluación agendada | Reunión | Solo, cuando alguien usa Agendar consulta en el panel del paciente |
| Asistió | Reunión | Solo, cuando la consulta se marca como Realizada |
| Presupuesto | Abierta | Arrastrándolo en el Kanban o desde el panel |
| Cerró | Ganado | Arrastrándolo; abre el registro del tratamiento con valor |
| Perdido | Perdido | Arrastrándolo; pide el motivo |
La plantilla también cambia los términos de la pantalla: “lead” pasa a ser paciente, “vendedor” pasa a ser asistente, “reunión” pasa a ser consulta y “venta” pasa a ser tratamiento. Los disparadores solo avanzan: si el paciente ya está en Presupuesto, agendar otra consulta no lo hace retroceder.
Odontología, fisioterapia, psicología…
No hay una plantilla específica por especialidad. Usa la de Clínica y ajústala en Configuración › Embudo: renombra etapas, agrega una etapa abierta como “Plan de tratamiento enviado” (el embudo acepta hasta 20 etapas) o archiva la que no uses, eligiendo a dónde van sus pacientes. Los términos (paciente, asistente, consulta, tratamiento) vienen de la plantilla y no se editan uno por uno.
Datos sensibles y envío de conversiones
Los datos de salud son datos sensibles para las leyes de protección de datos (en Brasil, la LGPD). Por eso la plantilla Clínica aparece con la etiqueta Datos sensibles, viene con el envío de conversiones a Meta desactivado y sus etapas no tienen “Evento de la CAPI”. La pantalla avisa: “trata los datos según la ley de protección de datos y revisa las restricciones de las plataformas de anuncios para salud antes de enviar conversiones”.
Aunque no envíes conversiones, sigues viendo en el panel de qué anuncio vino cada paciente y el costo por paciente y por tratamiento cerrado: lo único que cambia es que Meta no recibe los eventos. Si, después de revisar las reglas de Meta para tu caso, decides activarlo, el interruptor está en Configuración › Operación › Enviar conversiones, y cada etapa recibe su evento en Configuración › Embudo. Consulta qué se envía a Meta.
No pidas ni anotes diagnósticos en notas internas ni en el nombre del paciente. TraceClose guarda lo que escribe el equipo; cuantos menos datos de salud circulen, mejor.
Recepción en equipo: rotación, tiempo de respuesta y respuestas listas
- Rotación. En Configuración › Operación, “Rotación simple” entrega cada paciente nuevo a la recepcionista que recibió uno hace más tiempo; “Por peso” da más pacientes a quien tiene más peso (de 1 a 10, en Equipo). El gestor no entra en la rotación. Si una recepcionista está de descanso, puedes pausarla en Equipo.
- Tiempo máximo sin respuesta. El paciente que espera se enfría. Pon algo como 5 o 10 minutos: pasado ese tiempo, el gestor y la recepcionista reciben una alerta en pantalla.
- Respuestas rápidas. Registra la dirección, los horarios, los seguros médicos aceptados y las indicaciones para la evaluación en Configuración › Respuestas rápidas, y úsalas con “/” en el campo de mensaje.
- Saludo automático. Opcional en Configuración › Operación, con el nombre de pila de la recepcionista.
Ejemplo: Clínica Ejemplo, un mes de anuncios
La Clínica Ejemplo (ficticia) anuncia implantes y blanqueamiento con anuncios de clic a WhatsApp. En el mes, gastó US$ 4.500,00, recibió 180 pacientes de tráfico pago, hizo 45 evaluaciones (consultas realizadas) y cerró 12 tratamientos que sumaron US$ 36.000,00. En el panel: CPL de US$ 25,00, costo por consulta realizada de US$ 100,00, CAC de US$ 375,00 y ROAS de 8,0. En Análisis › Campañas, vio que el anuncio de implantes trajo 9 de los 12 tratamientos, y el de blanqueamiento, muchos contactos y pocas evaluaciones.
Dos lecturas que valen oro en una clínica: la tasa de inasistencia (consultas marcadas como “No asistió” ÷ (realizadas + no asistió)), en Análisis › Vendedores, y las metas del mes de consultas realizadas y de ganados por recepcionista. Consulta metas del mes.
Paciente que vuelve
Un paciente puede tener varios tratamientos registrados en la misma ficha: en el panel del paciente, en Ventas, usa Registrar venta otra vez. Un tratamiento registrado fuera de una etapa ganada cuenta en los ingresos, pero no genera evento de compra. Si el mismo paciente aparece dos veces (con y sin el noveno dígito de un celular de Brasil, por ejemplo), el gestor los combina en Configuración › Duplicados.
¿No funcionó? Revisa…
- El paciente llegó sin anuncio de origen: conversación sin origen.
- Una recepcionista no recibe pacientes nuevos: el vendedor no recibe leads.
- Quieres entender las plantillas en detalle: plantillas de segmento.
Preguntas frecuentes
¿Hay una plantilla de embudo para dentistas?
No hay una plantilla solo de odontología. Usa la plantilla Clínica (Nuevo contacto, Evaluación agendada, Asistió, Presupuesto, Cerró, Perdido) y renombra o agrega etapas en Configuración › Embudo.
¿Por qué la plantilla Clínica viene con las conversiones desactivadas?
Porque son datos de salud, sensibles para las leyes de protección de datos (como la LGPD en Brasil), y las plataformas de anuncios restringen ese uso. Puedes activarlas en Configuración › Operación después de revisar las reglas de Meta para tu caso.
¿Se puede medir la inasistencia a las evaluaciones?
Sí. Marca la consulta como “No asistió” en el panel del paciente; la tasa de inasistencia aparece en Análisis › Vendedores.
Ve el camino del anuncio hasta la venta en tu WhatsApp.
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