Bandeja de entrada y ventas
Cómo agendar reuniones y marcar la asistencia
En el panel del lead, haz clic en Agendar reunión, elige la fecha y la hora y confirma. Después del horario, marca la reunión como Realizada, No asistió o Cancelada. Esto puede mover el lead de etapa por sí solo y alimenta el costo por reunión y la tasa de inasistencia en los informes.
Paso a paso
Abre el lead
En la conversación (Datos del lead) o en la tarjeta del Kanban.
Agenda
En Acciones, haz clic en Agendar reunión, completa Fecha y hora y haz clic en Agendar.
Marca el resultado
Después de la reunión, en Reuniones, haz clic en Realizada, No asistió o Cancelada.
Fecha, hora y zona horaria
La fecha y la hora siguen la zona horaria de la organización, que aparece en el propio diálogo. Solo puedes elegir un horario a partir de ahora. La reunión queda registrada con el nombre de quien la agendó.
El nombre cambia según el segmento: consulta en la clínica, evaluación en estética, visita en la inmobiliaria, llamada en infoproductos. Consulta Plantillas de segmento.
Los estados
| Estado | Cuándo usarlo | Efecto en el embudo |
|---|---|---|
| Agendada | En cuanto la agendas. | Mueve el lead a la etapa con el disparador “Reunión agendada”, si existe. |
| Realizada | El cliente asistió. | Mueve el lead a la etapa con el disparador “Reunión realizada”, si existe. |
| No asistió | El cliente faltó. | Ninguno. Entra en la tasa de inasistencia. |
| Cancelada | La reunión no se va a realizar. | Ninguno. |
Los botones de estado aparecen solo mientras la reunión está Agendada. Los disparadores solo llevan el lead hacia adelante en el embudo, nunca hacia atrás. Consulta Tipos de etapa y disparadores.
Reprogramar
No se puede cambiar la fecha de una reunión agendada. Para reprogramarla, marca la anterior como Cancelada y agenda una nueva. Las dos quedan en el historial del lead.
Dónde aparecen las reuniones en los informes
- Reuniones agendadas y Reuniones realizadas en el resumen, en las campañas y por vendedor.
- Costo por reunión = gasto ÷ reuniones realizadas.
- Tasa de inasistencia (no-show) = no asistió ÷ (realizadas + no asistió).
- Las metas del mes pueden ser de reuniones realizadas. Consulta Metas del mes.
Ejemplo
Ejemplo con datos ficticios. En la clínica de Empresa Ejemplo, la recepcionista agenda la evaluación de la paciente para el jueves a las 15:00: la paciente pasa sola a la etapa “Evaluación agendada”. El jueves, la paciente asiste y la recepcionista hace clic en Realizada: la paciente pasa a “Asistió”. En el mes hubo 40 evaluaciones realizadas y 10 inasistencias, una tasa de inasistencia del 20%.
¿No funcionó? Revisa…
- El lead no cambió de etapa al agendar: revisa si alguna etapa del embudo tiene el disparador “Reunión agendada” y si el lead no está en una etapa más avanzada. Consulta Embudo y etapas.
- El horario aparece distinto al acordado: revisa la zona horaria de la organización en Región, idioma, zona horaria y moneda.
- TraceClose no envía recordatorios de la reunión al cliente ni se sincroniza con calendarios externos: envía el recordatorio por la conversación (una respuesta rápida ayuda).
Preguntas frecuentes
¿Qué es la tasa de inasistencia (no-show)?
Es la parte de las reuniones a las que el cliente faltó: no asistió ÷ (realizadas + no asistió).
¿Un vendedor puede agendar reuniones?
Sí. Cualquier persona del equipo agenda reuniones y marca su resultado.
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