Central de ajuda
Tutoriais para conectar a Meta e o WhatsApp, atender e registrar vendas, e ler o ROAS e o custo por venda de cada anúncio. Direto ao ponto.
Comece pelos tutoriais em vídeo
Primeiros passos
Criar a conta, confirmar o e-mail, configurar a operação e trazer o time.
- Como criar sua conta e testar o TraceClose por 7 diasPasso a passo do cadastro no TraceClose: seus dados, os da empresa, região e moeda, escolha do plano, confirmação do e-mail e o teste de 7 dias.
- Como confirmar o e-mail da sua contaPor que o TraceClose pede para confirmar o e-mail, o que fica travado até lá, quanto tempo o link vale e como pedir um link novo.
- Configuração inicial: o que fazer no primeiro diaO assistente de configuração e o checklist “Primeiros passos” do TraceClose: empresa, WhatsApp, Meta, funil, time e o primeiro link rastreado.
- Como convidar vendedores e gestores para o timeConvide pessoas por e-mail em Configurações › Equipe, escolha o papel, reenvie ou revogue convites e pause ou desative quem saiu do time.
- Papéis e permissões: titular, gestor e vendedorO que o titular, o gestor e o vendedor podem ver e fazer no TraceClose: inbox, kanban, análise, configurações, vendas e cobrança.
- Como trocar de organização no TraceCloseParticipa de mais de uma empresa no TraceClose? Veja como usar o seletor de organização, o que muda na troca e o que vale para todas elas.
Conectar
Meta, WhatsApp, conversões, links rastreados e o seu site.
- Como conectar a conta de anúncios da MetaLigue a Meta ao TraceClose com o token de usuário do sistema da BM, escolha as contas de anúncio e veja gasto, campanhas e anúncios no painel.
- Contas de anúncio e sincronização do gastoEscolha quais contas de anúncio da Meta o TraceClose lê, entenda os avisos de fuso, moeda e acesso e saiba de quanto em quanto tempo o gasto atualiza.
- Gerenciar conexões: testar, editar, desativar e apagarVeja o status das conexões com a Meta e o seu site, teste as credenciais, troque o token, desative ou apague uma conexão em Configurações › Integrações.
- Como conectar o WhatsApp pelo QR codeConecte o número de WhatsApp que a sua empresa já usa lendo um QR code: o time passa a atender pela inbox do TraceClose, sem trocar de número.
- Vários números de WhatsApp na mesma inboxConecte mais de um número de WhatsApp ao TraceClose, atenda tudo numa inbox só, filtre por número e compare os resultados de cada um na Análise.
- Como enviar as vendas do WhatsApp para a Meta (API de Conversões)Mande a venda do WhatsApp com valor para a Meta pela API de Conversões: ligue o envio, escolha o evento de cada etapa do funil e confira no lead.
- Conversões de anúncios de clique para WhatsAppComo o TraceClose identifica o anúncio de clique para WhatsApp de cada conversa e envia as conversões ligadas ao clique para a Meta.
- Link rastreado de WhatsApp: a origem de cada conversaCrie um link rastreado para o botão do site, a bio ou o anúncio: cada clique gera um código na mensagem que liga a conversa à origem e às UTMs.
- Parâmetros de URL nos anúncios da MetaQuais parâmetros de URL colocar nos anúncios da Meta para o TraceClose ligar cliques, visitas e leads a campanha, conjunto e anúncio, com exemplos prontos.
- Como mandar os leads do formulário do site para o TraceCloseConecte o formulário ou o checkout do seu site ao TraceClose: crie a conexão Site, gere o segredo e envie leads e vendas pelo webhook, sem duplicar.
- Como instalar a tag de visitas do siteInstale a tag do TraceClose no site para contar visitas, cliques nos botões e o anúncio de origem de cada visitante, respeitando o consentimento de cookies.
- Consentimento de cookies e domínios da tag do siteComo a tag de visitas do TraceClose funciona com e sem consentimento, como ligá-la ao banner de cookies e como limitar os domínios que enviam visitas.
Inbox e vendas
Atender o WhatsApp em time, cuidar de cada lead e registrar a venda.
- Como atender o WhatsApp do time na inboxVários atendentes no mesmo número de WhatsApp: filas, notas internas, arquivos, áudio, respostas rápidas e a origem de cada lead ao lado da conversa.
- Filas, busca e filtros da inboxEntenda as filas Minhas, Sem dono, Esperando e Todas, os selos Atrasada e Aguardando, a busca por nome ou telefone e os filtros da inbox.
- Como enviar arquivos, fotos e áudio pela inboxEnvie imagens, vídeos, PDFs, planilhas e mensagens de voz pelo WhatsApp direto da inbox: formatos aceitos, limite de 16 MB, legenda e gravação de áudio.
- Como criar e usar respostas rápidasCrie respostas rápidas do time ou só suas, com atalho e variáveis como o nome do cliente, e insira na inbox digitando / no começo da mensagem.
- O painel do lead: etapa, origem e históricoTudo o que aparece nos dados do lead: etapa do funil, vendas, vendedor, origem com campanha, conjunto e anúncio, reuniões, canais de contato e histórico.
- Como editar os dados de um leadCorrija o nome, o e-mail e o CPF ou CNPJ de um lead no painel. Veja o que acontece com o telefone, com e-mails repetidos e com o histórico.
- Como agendar reuniões e marcar comparecimentoAgende reuniões, consultas ou visitas no painel do lead e marque como realizada, não compareceu ou cancelada. Veja como isso move o funil e os relatórios.
- Como registrar uma venda com valorRegistre a venda do WhatsApp com valor, moeda e data no painel do lead: ela entra na receita, no ROAS e no CAC e pode ir para a Meta como compra.
- Como cancelar uma venda registradaCancele uma venda registrada por engano ou devolvida: quem pode cancelar, o que sai da receita e o que acontece com a compra já enviada para a Meta.
- Como reatribuir um lead a outro vendedorO gestor troca o vendedor de um lead com um motivo. Veja também quando o lead passa sozinho para quem respondeu primeiro e o que muda nas métricas.
- Como encontrar e mesclar leads duplicadosO TraceClose sugere leads que parecem a mesma pessoa (telefone com e sem o nono dígito, mesmo e-mail) e o gestor compara e mescla. Veja o que passa e o que some
- Como usar o Kanban de leadsVeja todos os leads por etapa do funil, arraste os cards, registre a venda ao ganhar, informe o motivo da perda e filtre por vendedor e origem.
Funil e operação
Etapas do funil, modelos por segmento, rodízio de leads e regras do atendimento.
- Como organizar o funil de vendas e as etapasMonte o funil de vendas do WhatsApp no TraceClose: adicione, renomeie, reordene e arquive etapas, com as regras de entrada, ganho e perdido.
- Tipos de etapa, gatilhos e eventos do funilEntenda os tipos de etapa (Aberta, Reunião, Ganho, Perdido), os gatilhos que movem o lead sozinho e o evento enviado para a Meta em cada etapa.
- Modelos de segmento: funil pronto para o seu negócioEscolha o modelo do seu segmento (clínica, estética, infoprodutos, imobiliária, agência, serviços locais) e ganhe etapas, eventos e termos prontos.
- Como funciona o rodízio de leads entre vendedoresDistribuição automática de leads do WhatsApp: rodízio simples ou por peso, pausa de vendedores, vendedor fixo por link e quem responde primeiro fica com o lead.
- Tempo máximo sem resposta (SLA de atendimento)Defina em quantos minutos o cliente deve ser respondido. Veja o aviso na tela, o selo Atrasada na inbox e os estouros de SLA nos relatórios.
- Saudação automática e assinatura das mensagensEnvie uma saudação automática no primeiro contato com o nome do vendedor e assine as respostas com o nome de quem atendeu. Veja quando cada uma sai.
- Região, idioma, fuso horário e moeda da organizaçãoConfigure o fuso horário, a moeda padrão, o país e o idioma da organização. Veja o que cada um muda nos relatórios, nas vendas, nos telefones e no painel.
Relatórios
Qual anúncio vendeu, ROAS, CAC, campanhas, UTMs, vendedores, metas e alertas.
- Como saber qual anúncio vendeu no WhatsAppDescubra qual campanha, conjunto e anúncio trouxe cada venda feita no WhatsApp: origem da conversa, venda registrada e gasto da Meta lado a lado.
- ROAS e custo por venda por campanha, conjunto e anúncioComo o TraceClose calcula ROAS, CAC, custo por lead, lucro e ROI das campanhas que levam ao WhatsApp, com as fórmulas e um exemplo com números.
- Visão geral da Análise: indicadores, funil e mapa de calorEntenda a Visão geral da Análise: os 24 indicadores de mídia, conversas, comercial e resultado, tendências, funil de conversão, mapa de calor e avisos.
- Filtros, períodos e comparação na AnáliseComo usar os filtros da Análise: períodos prontos e personalizados, comparação com o período anterior, filtros por conta, campanha, vendedor, origem e número.
- Coorte ou Data do evento: como ler os númerosA diferença entre as leituras Coorte e Data do evento na Análise do TraceClose, com exemplo: quando usar cada uma para julgar campanhas e acompanhar vendas.
- Relatório de campanhas: conta, campanha, conjunto e anúncioComo usar Análise › Campanhas: árvore de conta até anúncio, colunas de mídia e resultado, busca, status, lista de leads por linha e sincronização.
- Escolher colunas e salvar visões nos relatóriosMonte as tabelas da Análise do seu jeito: escolha e ordene colunas, salve visões com filtros, defina seu padrão e compartilhe com os outros gestores.
- Exportar o relatório de campanhas em CSVComo baixar o relatório de campanhas em CSV: uma linha por conta, campanha, conjunto ou anúncio, com as colunas e filtros da tela, pronto para planilha.
- Relatório de UTM e links rastreadosVeja leads, reuniões, ganhos e receita por utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content e utm_term, e o desempenho de cada link rastreado.
- Visitas do site nos relatóriosOnde ver as visitas medidas pela tag do site: cartão Site na Visão geral, colunas em Campanhas e UTM, e o que significam visita, abertura e perda até o site.
- Ranking de vendedores e desempenho do timeAcompanhe o time em Análise › Vendedores: ranking por reuniões realizadas, tempo de resposta, custo alocado, receita, comparação e a página de cada vendedor.
- Metas do mês: reuniões realizadas e ganhosDefina metas mensais de reuniões realizadas e ganhos para o time e para cada vendedor, e acompanhe o ritmo pelos dias úteis: no ritmo, atrás ou em risco.
- Relatório de atendimento: tempo de resposta e SLAAcompanhe o atendimento no WhatsApp: tempo de primeira resposta, quem está esperando agora, estouros de SLA e respostas por hora e por pessoa.
- Moedas e fuso horário nos relatóriosComo o TraceClose trata várias moedas nos relatórios (sem câmbio, nunca somadas) e o fuso da operação, e por que uma conta de anúncios fica fora dos totais.
- Alertas de campanha e resumo diário por e-mailReceba alertas de CPL alto, gasto sem leads, campanha sem entrega, integração com problema e WhatsApp desconectado, e um resumo diário por e-mail.
Conta e cobrança
Planos, limites, troca de plano, faturas, forma de pagamento e fim do teste.
- Planos e limites do TraceCloseOs planos Essencial, Crescimento e Agência do TraceClose: usuários, números de WhatsApp, contas de anúncio, organizações, alertas e leads ilimitados.
- Como trocar de plano (subir ou descer)Troque de plano em Configurações › Plano e faturamento: no teste vale na hora, sem cobrança; plano maior vale já e plano menor, no fim do ciclo.
- Faturas e forma de pagamentoOnde ver as faturas do TraceClose, como pagar, pegar a segunda via, salvar o cartão para cobrança automática e informar o CPF ou CNPJ.
- Quem vê e quem mexe na cobrançaQuem acessa Configurações › Plano e faturamento no TraceClose: o titular da conta de cobrança, o acesso de cobrança e o que gestores e vendedores veem.
- O que acontece quando o teste termina e como cancelarO que acontece no fim dos 7 dias de teste do TraceClose, o que muda se a fatura não for paga, o modo somente leitura e como cancelar sem multa.
- Limite do plano atingido: o que fazerChegou ao limite de usuários, números de WhatsApp ou contas de anúncio do plano? Veja o que para, o que continua funcionando e como liberar espaço.
Segurança e privacidade
Verificação em duas etapas, senhas, dados enviados à Meta e LGPD.
- Como ativar a verificação em duas etapas (2FA)Ative a verificação em duas etapas com um app autenticador em Configurações › Segurança. É opcional, recomendada e vale para todas as suas organizações.
- Senha e acesso: trocar a senha, esqueci a senha e sairComo trocar a senha no TraceClose, o que fazer quando esquecer, por que o login bloqueia após tentativas e como sair da conta com segurança.
- Privacidade e LGPD: o que o TraceClose guarda e por quanto tempoQuais dados o TraceClose guarda, o que é apagado sozinho e quando, como as credenciais são protegidas e como pedir a exportação ou a exclusão.
- Quais dados do lead o TraceClose envia para a MetaO que vai em cada evento de conversão para a Meta: dados do lead em SHA-256, cookies do clique, id do clique do anúncio e valor da venda.
Guias por nicho
Como montar o TraceClose para clínicas, estética, advocacia, infoprodutos, imobiliárias e agências.
- TraceClose para clínicas e consultórios odontológicosComo montar o TraceClose numa clínica ou consultório: modelo Clínica, etapas até o tratamento, dados sensíveis, rodízio da recepção e custo por paciente.
- TraceClose para clínicas de estéticaModelo Estética, avaliação e procedimento fechado, conversões para a Meta, pacotes e retornos no mesmo cadastro e o ROAS de cada anúncio da sua clínica.
- TraceClose para escritórios de advocaciaNão há modelo de advocacia: veja de qual modelo partir, como ajustar as etapas até o contrato de honorários e medir o custo de cada cliente de anúncio.
- TraceClose para infoproduto vendido no X1 do WhatsAppVenda de curso ou mentoria no X1: modelo Infoprodutos, closers no rodízio, link enviado e compra como eventos da Meta, e qual criativo trouxe as vendas do X1.
- TraceClose para imobiliárias e corretoresModelo Imobiliária com visita agendada, proposta e negócio fechado, rodízio entre corretores, link por empreendimento e o custo real de cada visita e negócio.
- TraceClose para agências e gestores de tráfegoUma operação por cliente, o ROAS real de cada campanha com a venda do WhatsApp, relatório em CSV, alertas de CPL e o funil comercial da própria agência.
Problemas comuns
Não funcionou? O que conferir quando algo não aparece como deveria.
- O QR code do WhatsApp não conectaQR code expirado, código que não aparece, nome de instância em uso, limite do plano ou e-mail sem confirmar: o que fazer quando o WhatsApp não conecta.
- O WhatsApp desconectou: como reconectarFaixa “WhatsApp desconectado” e mensagens com Falhou: por que o número cai, como reconectar pelo QR code e reenviar o que não saiu.
- Conversa sem origem: por que o lead aparece como OrgânicoLead que veio de anúncio mas aparece como Orgânico, sem campanha ou com o anúncio só em número: as causas reais e como garantir a origem de cada conversa.
- A venda não aparece na MetaRegistrou a venda e o Purchase não chegou à Meta? Confira o envio ligado, a etapa de ganho com Purchase, a origem do lead, a conexão, o pixel e os 7 dias.
- Conta de anúncios fora dos totaisAviso “Fuso diferente” ou “Moeda …” na conta de anúncios e gasto fora dos totais: por que acontece e como alinhar o fuso e a moeda da operação.
- O gasto dos anúncios não apareceGasto zerado ou desatualizado na análise: conta não marcada, sincronização pendente, credenciais inválidas, fuso diferente ou filtro de origem.
- O e-mail de confirmação não chegouNão recebeu o e-mail para confirmar a conta no TraceClose, o link venceu ou deu “Link inválido”? Como pedir outro, os limites de reenvio e o que fica bloqueado.
- O convite expirou ou não chegouA pessoa convidada não recebeu o e-mail, viu “Este convite não vale mais” ou está em outra conta: como reenviar o convite e resolver cada caso.
- O vendedor não recebe leads novosVendedor fora do rodízio? Confira papel, pausa, status ativo, link com vendedor fixo, modo por peso e a regra de primeira resposta que muda o dono do lead.
- Apareceu “Apenas gestores”: o que fazerA tela “Apenas gestores” aparece quando um vendedor abre uma configuração de gestor. Veja o que cada papel acessa e como pedir o acesso certo.
Glossário
ROAS, CAC, anúncio de clique para WhatsApp, conversão, pixel, atribuição e outros termos.
Perguntas frequentes
As dúvidas mais comuns de quem anuncia e vende pelo WhatsApp.
- CRM de WhatsApp para tráfego pago: o que o TraceClose fazInbox do time, rodízio, funil, venda com valor, origem de cada lead no anúncio e a venda enviada para a Meta: o CRM de WhatsApp de quem anuncia.
- Perguntas frequentes sobre o TraceCloseRespostas rápidas sobre número de WhatsApp, anúncios da Meta, conversões, vendedores, planos, teste grátis, idiomas, privacidade e cancelamento no TraceClose.
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