Guias por nicho
TraceClose para clínicas e consultórios odontológicos
Comece pelo modelo Clínica em Configurações › Segmento: ele traz as etapas Novo contato, Avaliação agendada, Compareceu, Orçamento, Fechou e Perdido, troca “lead” por “paciente” e “venda” por “tratamento”, e vem com o envio de conversões desligado, porque é dado de saúde. Não existe modelo próprio de odontologia: o de Clínica serve, e dá para renomear as etapas no funil.
Passo a passo
Aplique o modelo Clínica
Em Configurações › Segmento, clique em Usar este modelo no cartão Clínica. Se você já tem pacientes no funil, a prévia mostra para onde vai cada um antes de aplicar.
Ajuste os nomes das etapas
Em Configurações › Funil, renomeie o que precisar (por exemplo, “Avaliação agendada” para “Avaliação odontológica agendada”) e clique em Salvar funil.
Conecte o WhatsApp da recepção
Em Configurações › Canais, crie a instância e leia o QR code com o celular da clínica. Veja conectar o WhatsApp.
Conecte a conta de anúncios
Em Configurações › Integrações, crie a conexão Meta com a função Fonte de anúncios para trazer o gasto. Veja conectar a Meta.
Convide a recepção e defina o rodízio
Em Configurações › Equipe, convide as atendentes como Vendedor. Em Configurações › Operação, escolha o modo de distribuição e o tempo máximo sem resposta.
O que o modelo Clínica monta para você
O modelo foi pensado para quem vende avaliação e depois tratamento: a pessoa chama no WhatsApp, marca a avaliação, comparece, recebe o orçamento e fecha (ou não). Cada etapa tem um papel:
| Etapa | Tipo | Como o paciente chega nela |
|---|---|---|
| Novo contato | Aberta (entrada) | Sozinho, na primeira mensagem |
| Avaliação agendada | Reunião | Sozinho, quando alguém usa Agendar consulta no painel do paciente |
| Compareceu | Reunião | Sozinho, quando a consulta é marcada como Realizada |
| Orçamento | Aberta | Arrastando no Kanban ou pelo painel |
| Fechou | Ganho | Arrastando; abre o registro do tratamento com valor |
| Perdido | Perdido | Arrastando; pede o motivo |
O modelo também troca os termos da tela: “lead” vira paciente, “vendedor” vira atendente, “reunião” vira consulta e “venda” vira tratamento. Os gatilhos só andam para frente: se o paciente já está em Orçamento, agendar outra consulta não o faz voltar.
Odontologia, fisioterapia, psicologia…
Não há modelo específico por especialidade. Use o de Clínica e ajuste em Configurações › Funil: renomeie etapas, adicione uma etapa aberta como “Plano de tratamento enviado” (o funil aceita até 20 etapas) ou arquive a que não usa, escolhendo para onde vão os pacientes dela. Os termos (paciente, atendente, consulta, tratamento) vêm do modelo e não são editáveis um a um.
Dados sensíveis e envio de conversões
Dado de saúde é dado sensível pela LGPD. Por isso o modelo Clínica aparece com o selo Dados sensíveis e vem com o envio de conversões para a Meta desligado, e as etapas não têm “Evento da CAPI”. A tela avisa: “trate os dados conforme a LGPD e confira as restrições das plataformas de anúncio para saúde antes de enviar conversões”.
Mesmo sem enviar conversões, você ainda vê a origem de cada paciente no anúncio e o custo por paciente e por tratamento fechado no painel: o que muda é só que a Meta não recebe os eventos. Se, depois de conferir as regras da Meta para o seu caso, você decidir ligar, o interruptor fica em Configurações › Operação › Enviar conversões, e cada etapa ganha o seu evento em Configurações › Funil. Veja o que é enviado para a Meta.
Não peça nem anote diagnóstico em nota interna ou no nome do paciente. O TraceClose guarda o que a equipe escreve; quanto menos dado de saúde circular, melhor.
Recepção em time: rodízio, tempo de resposta e respostas prontas
- Rodízio. Em Configurações › Operação, “Rodízio simples” entrega cada paciente novo para a atendente que recebeu há mais tempo; “Por peso” dá mais pacientes para quem tem peso maior (1 a 10, em Equipe). Gestor não entra no rodízio. Quem está de folga pode ser pausada em Equipe.
- Tempo máximo sem resposta. Paciente que espera esfria. Deixe algo como 5 ou 10 minutos: passou disso, o gestor e a atendente recebem alerta na tela.
- Respostas rápidas. Cadastre endereço, horários, convênios aceitos e preparo para avaliação em Configurações › Respostas rápidas e use com “/” no campo de mensagem.
- Saudação automática. Opcional em Configurações › Operação, com o primeiro nome da atendente.
Exemplo: Clínica Exemplo, um mês de anúncios
A Clínica Exemplo (fictícia) anuncia implante e clareamento com anúncios de clique para WhatsApp. No mês, gastou R$ 4.500,00, recebeu 180 pacientes de tráfego pago, fez 45 avaliações (consultas realizadas) e fechou 12 tratamentos que somaram R$ 36.000,00. No painel: CPL de R$ 25,00, custo por consulta realizada de R$ 100,00, CAC de R$ 375,00 e ROAS de 8,0. Em Análise › Campanhas, ela viu que o anúncio de implante trouxe 9 dos 12 tratamentos, e o de clareamento, muitos contatos e poucas avaliações.
Duas leituras que valem ouro na clínica: a taxa de no-show (consultas marcadas como “Não compareceu” ÷ realizadas + não compareceu), em Análise › Vendedores, e as metas do mês de consultas realizadas e de ganhos por atendente. Veja metas do mês.
Paciente que volta
Um paciente pode ter vários tratamentos registrados no mesmo cadastro: no painel do paciente, em Vendas, use Registrar venda de novo. Tratamento registrado fora de uma etapa de ganho conta na receita, mas não gera evento de compra. Se o mesmo paciente aparecer duas vezes (com e sem o nono dígito, por exemplo), o gestor mescla em Configurações › Duplicados.
Não funcionou? Veja…
- Paciente chegou sem anúncio de origem: conversa sem origem.
- Atendente não recebe pacientes novos: vendedor não recebe leads.
- Quer entender os modelos em detalhe: modelos de segmento.
Perguntas frequentes
Existe modelo de funil para dentista?
Não há um modelo só de odontologia. Use o modelo Clínica (Novo contato, Avaliação agendada, Compareceu, Orçamento, Fechou, Perdido) e renomeie ou acrescente etapas em Configurações › Funil.
Por que o modelo Clínica vem com as conversões desligadas?
Porque é dado de saúde, sensível pela LGPD, e as plataformas de anúncio restringem esse uso. Você pode ligar em Configurações › Operação depois de conferir as regras da Meta para o seu caso.
Dá para medir o no-show das avaliações?
Sim. Marque a consulta como “Não compareceu” no painel do paciente; a taxa de no-show aparece em Análise › Vendedores.
Veja o caminho do anúncio até a venda no seu WhatsApp.
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